Wissen ist wissen, wo’s steht

Die IT-Industrie hat unzählige Produkte in den letzten Jahren auf den Markt gebracht, die uns dabei helfen sollen, informationsbasiert die richtigen Entscheidungen zu treffen. Artig sind wir den vielen Hypes gefolgt und haben Datenbanken, Server- und Storage-Dienste verschiedenster Hersteller installiert, Lizenzen für Dokumenten-Management-, Web-Content-Management-Systeme, Collaborations-Tools, Customer Relationship Management-Systeme oder andere Buzzword-tragende Applikationen gekauft.

„Wir müssen begreifen, dass IT-Tools unsere Probleme nicht lösen können. Wir können nur organisatorische Regeln durch IT unterstützen.“ Dies ist eine alte Weisheit, aber noch immer ist sie wahr. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass es bisher kaum Unternehmen gibt, die ein professionales Informationsmanagement aufgebaut haben.

Die totgesagte Email ist immer noch das Kommunikationsmedium unserer Zeit; daran wird sich wohl auch in den nächsten Jahren nichts ändern. Deren Inhalte ranken sich um Projekte, Produkte, Kunden, Lieferanten und Dokumente. Wie vor 20 Jahren lassen wir unsere Mitarbeiter und Kollegen Emails kontrollieren und organisieren. Compliance-Vorgaben werden dabei nur gelegentlich beachtet.

Wie wird denn organisiert? Wir ordnen unsere Email in Ordner ein, die beispielsweise den Namen des Kunden tragen, oder den Namen des Projektes, des Produktes o.ä. Diese eindimensionale Sortierung unterscheidet sich aber von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Aus diesem Grund neigen wir dazu, allen Mitarbeitern die gleiche Information zuzumailen, die jeder für sich dann wieder kontrollieren und organisieren kann. Und dies gilt natürlich nicht nur für Email. Dies gilt auch für Zeichnungen, Grafiken, Dokumente, Projektpläne, Produktbeschreibungen, Telefonnotizen, Protokolle u.v.v.a.m. Dies muss ein Ende haben! Unsere eigenen Ablagestrukturen werden den Massen an Informationen nicht mehr gerecht. Es muss eine neue Lösung her!

Die Lösung könnte wie folgt aussehen:

–          Bisher hat jeder seine eigenen Informationen gesammelt
Die Sammlung von Informationen geschieht ohne Zweifel auch weiterhin durch die Mitarbeiter. Dies soll und muss so sein, denn nur so generieren wir Wettbewerbsvorteile!

–          Bisher hat jeder seine eigenen Informationen gespeichert
So wie wir früher unsere eigenen Ordner im Regal stehen hatten, haben wir nun unsere eigenen Verzeichnisse auf den Servern. Im Grunde genommen arbeiten wir also noch immer wie vor 100 Jahren. Da macht es keinen Unterschied, ob dies nun auf einem File-Server, im Sharepoint oder im Exchange-Postfach geschieht. Die Erfinder der Verzeichnisstrukturen durchschauen ihre Strukturen vielleicht noch, Kollegen haben – insbesondere bei tief verschachtelten Strukturen kaum noch eine Chance. Es ist zwingend notwendig, dass Mitarbeiter ihre Informationen zentral speichern und jederzeit darauf referenzieren können.

–          Bisher hat jeder Mitarbeiter festgelegt, wer Zugriff auf seine Informationen hat
Um sicherzustellen, dass immer alle relevanten Informationen für das eigene Unternehmen in Entscheidungen einbezogen werden können, darf dies nicht mehr in der Hand der Mitarbeiter liegen. Es muss eine organisatorische Regelung geben, wer wie und wo Informationen zur Verfügung gestellt werden.

–          Informationen nutzen
Hand aufs Herz! Viele Berichte erhalten Sie, deren Inhalt sie nicht nutzen oder vielleicht sogar verstehen? Dies liegt daran, dass diese Informationen entweder zum falschen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden (Der Kittel brennt halt gerade am anderen Ende), oder dass Ihnen keine Kontextinformationen zur Verfügung gestellt werden. Die berichtenden Mitarbeitern sind darüber erbost, da die Mühen für die Zusammenstellung häufig vergebens sind bzw. den Berichten nicht recht getraut wird.
Hier bedarf es einer Qualifizierung aller Mitarbeiter sowie einem Zugang zu den zentral gespeicherten Informationen. Mitarbeiter müssen über einfache Analysemethoden wie Aggregieren, Filtern, Drill-Down-Verfahren selbst in der Lage sein, Informationen in ihrem Kontext auszuwerten. Dafür müssen sie häufig qualifiziert werden.

Dies bedeutet, dass Unternehmen die Organisation der Informationsverwaltung überdenken müssen, denn unzählige Tools helfen nur, wenn das Informationsmanagement gut geplant ist. Dann kann daraus Wissen gewonnen und Wettbewerbsvorteile erarbeitet werden.

 

Über den Autor: Björn Richerzhagen ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung MINAUTCS. Er studierte BWL und Wirtschaftsinformatik und besitzt einen Master in Marketing. Seit 2010 berät er kleine und mittelständische Unternehmen bei allen Schnittstellenfragen zwischen Marketing und IT. Zuvor arbeitete er in verschiedenen Führungspositionen in der Industrie, im Handel und in der IT-Branche.